無駄なミーティングは減らすべきという考えには完全に同意しつつ、自分はミーティングを先にセットしてしまって事前にアジェンダを作りながら考えや論点を整理して進めることも多い。締切駆動の派生、"ミーティングアジェンダ駆動"で整理していると言える。
自分にとっては素早く物事を前に進める"型"のひとつになっているので、どんなアジェンダdocsをまとめながら整理しているか雑に書いておく。
目的
- 目的が明確じゃないミーティングは不要なので、ここを最初に書く。書けないならミーティング自体をバラす
- そもそも何したいんだっけ？というのを再確認できる。意外と研ぎ澄まして書けないこともある
- 語尾は「~したい」のように"目指したい姿"を表す形で箇条書きにすると整理しやすい
今日のゴール
- 目的とは似ているが違う。今日のゴールは、これが達成できたらこのミーティングは成功という指標。目的を具体化して到達するべきラインを明文化したもの
- ゴールが明確じゃないとどこに進んでいるかわからずダラダラしてしまうので必ず明確にする
- 語尾は「~できている」のように"状態"を表す形で箇条書きにすると整理しやすい
参加者と役割
- ゴールを満たすために必要な参加者を考えて決める
- 参加者は最初に固まることはない。アジェンダを埋めていく中で明確になっていく
- 参加者に加えて、その人にどういう期待で参加してほしいかという役割もセットで明記する。これが書けないのであればミーティングに呼ばない方がいいので予定から外す
注意点
- 議論が発散せず進行しやすくなるための注意点を書く
- たとえば、今回はこういう前提で話すことにするとか、こういう面からの指摘はいったんナシとするとか
- 明文化しておくと、今何を話すべきかがより明確になる
たたき台
- 「今日のゴール」ごとにたたき台を作る。ここが一番整理すべきところ
- 内容にもよるが、「選択肢」と「決定軸」を整理してから自分の推し案を明記するみたいな感じで書くことが多い
- 書いているうちに何が明確になれば前に進むかが見えてくる。逆に言えば、何の情報がないと決めにくいかもなんとなくわかってくる
- 事前に必要な定量データがあればここでわかるので誰かに依頼しておいたり、先に有識者に話を聞いてからじゃないと議論できなそうならミーティングをリスケしたりする
- あるいは、書いているうちに「別に何人も集まらなくてもdocsをこの人にSlackで投げてフィードバックもらって決めればいいか」となることもある。その場合はミーティングをバラす
Appendix
- まとめながら出てきた参考資料はここにメモしておく
- 個々のアジェンダの中にも記載するが、ここにまとめながら書いた方が自分の場合は整理しやすく後で見返しやすい
これらの見出しを Google docs に書いて肉付けしていくことで考えや論点が整理しやすい。このやり方に限らず、そういう整理の"型"を持っている人はいると思う。スライドでまとめるのがすごく早い人もいてすごいなと思う。
仮予定でもいいのでミーティングを先にセットしてからアジェンダに沿って整理する "ミーティングアジェンダ駆動整理" は、自分にとって次の利点がある。
- 「今週中にやる」みたいなふわっとした期日ではなく、何日の何時までという明確な期日を作れる
- 人の時間をもらうので、事前にきっちり準備をしなければいけない強制力が働く
- キーマンの予定も先に押さえておくことで予期せぬリードタイムがかからず素早く動ける
- ミーティングで話す前提で準備をすると、「あの人はこう考えるかも」「この人からこういうツッコミを受けるかも」という感じで想定を広げやすい
とりあえず予定を入れるのはよくないという意見も当然あるだろうが、最近自分が前に進めるべきタスクはこのやり方のほうが早く進むことが多い。事前にアジェンダに沿って整理をしてミーティングの是非や参加者の選定を行う前提であれば、そこまで悪手でもないと思う。
