「自分この会議に出てる意味あるんだっけ？」と感じたことがある人は多いんじゃないかと思う。
この感覚を持つことはとても大事で、放置してはいけない。「参加してる意味ないよなあ」と思いながら惰性で黙って参加していると、自分だけではなくまわりの参加者もやりづらく悪影響を及ぼす。
特に定例の会議について、自分が参加する意義がわからなくなってしまったときにどう動くのがよいかを雑にまとめてみる。
1. 自分の期待役割を確認する
- 本当に参加する意義がないかどうかを確認するために、自分が何を期待されて参加者に入っているのかを確認すること
- 会議にもよるが、基本は会議のオーナーと直接話して確認してみるのがよい
- Tipsとしては、「これ自分出る意味ありますか？」みたいな聞き方をしないこと。オーナーが非協力的な印象を持ってしまったり責められているように感じてしまったりすると無駄な摩擦を生む
- あくまで "一緒に" より意味のある状態にするために「会議参加時の自分の期待役割を明確にしたい」というスタンスで接するほうがよい方向に進みやすい
1-1. 期待役割が明確な場合
- 期待役割を理解したうえで、自分の会議の関わり方を変えるかを判断する
- たとえば、「専門家として実現可能性観点での意見をもらいたい」という期待であれば、参加は継続しつつ基本は観察に徹するという関わり方にしようと決められるかもしれない
- あるいは、「今後マネージャーをお願いしていきたいので "見習い" 的な位置づけで参加して慣れていってほしい」という期待であれば、他の参加者の役割や人となりを把握したり、自分がメインで入るならどうするかと考えながら議題の粒度や意思決定のプロセスを脳内でロールプレイングするスタンスで関わっていくことにするかもしれない
- 逆に、「その役割なら自分は参加せずに議事録だけ読んで非同期で意見あれば伝えるだけでもいいかも」、「むしろ◯◯さんの方が適任かもしれないんですがどうでしょう？」みたいな感じですり合わせて、結果として不参加にするという判断もありうる
1-2. 期待が明確ではない場合
- 明確にするのは会議のオーナーの責務ではあるが、よい会議にしていくのは参加者全員の責務。相手を責めずに一緒に役割をすり合わせていくこと
- 開始した当初と会議自体の位置付けが変わってきて、最初は最適だった参加者も変化してくることはよくある。また、オーナーとして推進したことがある人はわかると思うが、こういう変化は意外と参加者からのほうが気づきやすいことも多い
- 「こういう期待であれば参加したほうがいいけれど、そうでなければ一回抜けてみようと思うんですがどうですか？」みたいな感じで仮説を投げながら確認していくとよい
- あるいは、こういう時はたいてい会議の位置づけが曖昧になってきていることもあるので、一度 "会議自体の振り返り" をすることを提案してみてもいいかもしれない
2. 関わり方を変える
- 期待役割を明確にしたら、"参加をやめる" という選択肢も含めて自分の関わり方を変える
- 実際に関わり方が大きく変わらなくてもいい。大事なのは、惰性でなんとなく参加し続けるのではなく意思をもって参加すること
2-1. 参加し続ける場合
- すり合わせた期待役割を参加メンバーに表明しておくとよい
- 「こういう役割で参加しているのでいつでも話を振ってほしい、それ以外は基本的に内容の把握に努める」とか
- 期待に合わせて必要な時にちゃんと関われるようになるし、発言していなかったとしてもスタンスが自他ともに明確なので心理的にもやりやすくなる
2-2. 参加をやめる場合
- 一定期間経ってからやめてどうだったかを必ず振り返ること
- やめてみてしばらく経つと、「意味ないと思ってたけど、意外と効率よく状況を把握できてよかったかもな」みたいな感じで初めて気づけることもある。この感覚もまた放置してはいけない
- "一時的に" やめてみて状況を振り返り、必要であれば「こういう役割で参加したほうがよいと感じたので再度参加します」とオーナーに伝えてよりよい関わり方に変えていくとよい
「無駄な会議の参加は基本的にすべてやめるべき」という考えは正しい。一方で、「意味ないやろこれ」と感じる時は多少の憤りや怒りみたいな感情が入り混じってしまいやすいので、少し冷静になる必要がある。
"過激派" になりすぎて、本来自分が参加する意義があるかの判断をすっとばしてガンガン "断捨離" していくのもよくない。
参加し続けるにせよやめるにせよ、結局定期的な振り返りが大事。参加者の立場からこういった話を切り出すのはむずかしいこともあるので、会議自体の振り返りを定期的に行うのがいいのかもしれない。
ちなみに、会議で発言しなかったら「君は次から参加しなくていい」と宣告されるみたいな描写を見聞きしたことがある。ひとつのわかりやすい判断基準ではあると思うが、自分のこれまでの経験からするとこれを厳密にやってもあまりワークしないんじゃないかなあと思っていて、「参加するうえでは主体性を重視しようね」くらいの ATI (圧倒的当事者意識) の話として捉えている。
