複数人に必ずやってほしいタスクがある時、『そのタスクが終わったら各自抜けるSlackチャネル』を作る運用にすると楽。最近試験的に"月の勤怠を提出したら抜けるチャネル"を Zapier で自動作成するようにしたので雑に書いておく。
Zapier はこんな感じで組んで、毎月1日10時になったら前月分の勤怠提出を促すための #tmp-kintai-YYYYMM チャネルを作成してメンバーを招待する。
で、11時、15時、19時に自動でリマインドし続けるだけ。若干無駄に Action を消費する Zap になっているので改善すべきだとは思う。
毎月ちゃんと提出してくれる人にはうざったいだけなので、そういう人は自動招待の対象から外していっている。だんだんと対象人数が減ってきているので、最終的にはこの仕組み自体が不要になればいいと思う。あと、欲を言えばこういうしつこく強制力のつよいリマインド機能自体は勤怠管理サービスにデフォルトで搭載してもらいたいなあと思ったりもする。
まあこれは一例として、全員回答すべき社内アンケートを実施する時や絶対に読んでおいてほしいマニュアルがある時など、『タスクが完了したら抜けるSlackチャネル』はとても有効。こんな強制力がなくてもやってくれるのが理想だとは思うけれど、実際はそうもいかない。ある程度強制力を持たせてしつこく言うのが一番効果あるというか、それ以外の方法ない気がする。今の時期 (2024/11) だと年末調整とかもそうじゃないかな。他にいい感じに全員にやってもらう方法があったら教えてほしい。
この一時チャネルを作るやり方は、次のメリットがある。
- どのくらいの人が残っているかチャネル内の人数で把握しやすい
- リマインドも @here メンションでやりやすい
- リマインド自体を Zapier や Slack リマインダーで自動化しやすい
- 入れられた人もずっとチャネルに入っているのは嫌なので早めにやるモチベーションになる
たぶん似たような運用をしてるところも多いんじゃないかと思う。仮に自分が関係なかったらすぐ抜ければいいだけなのでそこまでうざったくもない。複数人を対象として、期日が決まっているようなケースに向いている。もし毎回のようにリマインドに苦労してそうな人がいたら、提案してみてもいいかもしれない。
