自分が会議を設定する時は必ず決めていることがある。
と言っても、そんなに特別なことはない。2点守るだけだ。
- アジェンダとたたき台を用意する
- 予定の時間は厳守
アジェンダは、GoogleDocsで作っておく。 項目は会議によって少し変えたりするけども、だいたいこんな感じ。
- 参加者
- 資料
- 目的
- ゴール
- 注意点
- たたき台
目的とゴールとたたき台が重要。 目的が明確じゃない会議は要らないので、そこを箇条書きで整理して最初に伝えるようにしている。
ゴールは目的と似ているが違う。ゴールは、これが達成できたらこの会議は成功だよという指標になる。 ゴールが明確じゃないと会議がダラダラしてしまう。目的を具体化して会議で到達するべきラインを明文化したものがゴールという感じ。
注意点には、進行しやすくするための工夫を書く。例えば、今回はこういう面からの指摘はいったんナシでお願いしたいとかそういうことを書いておく。議論が発散しないようにするための牽制みたいな感じ。
たたき台は、これがないと話が進まないので必ず用意する。 ものにもよるが、20点くらいの出来でもいいと思う。何もない状態というのが一番最悪で、議論が発散してゴールを達成できなくなる。
たたき台の内容が根本から筋が悪くて話にならないという指摘を受けるかもしれないが、そういう時は大抵ゴールの設定が間違っている。たたき台があったことですぐに方向修正できたのであって、その時間は無駄ではない。ゴールが「まず方針が問題ないか大筋を確認してもらう」ということであれば、見事に達成できていると言っていい。
このアジェンダを会議の前に15分くらいで作って、たたき台を添えて会議の前に共有するようにしている。 今のところまだないが、目的とゴールに異論がある人がいれば会議はキャンセルするか、始めてもすぐに終わりにすると思う。
基本的に会議の時間は30分から1時間で収まるようにしていて、終了時間は守るように心がけている。進める時は明示的にあと何分で終わりますと伝えるようにしている。 うまく完了できないことがあるが、その場合は15分延長と次のリミットを宣言する。それでもダメなら引き上げて、ミーティングを設定する。そうしないと、終わりの見えない辛いものになってしまう。
率直に言えば、そもそも会議を入れること自体なんだか違和感を覚えることが多い。こんなに認識あわせなければいけないんだっけ？雑談でシュッと決めてサッとやればええやんと思ってしまうというか。とはいえ、複数人で仕事しているとやはり認識を合わせた方がトータルで見ると効率いいことも多いので、最低限の会議は設定するようにしているが、会議を設定するとなんだか負けたような気持ちになることがある。
まぁいまの職場はミーティングすごい少ない方だと思うんだけど、より少なく短くしていきたい。がんばろう
