定例ミーティングの種類にもよるが、ドキュメントが用意されていて議題を参加メンバーが持ち込む形式のものがある。ざっくり雑談、共有、相談があれば持ち寄って話すやつ。協議、決議みたいな分類もあるかもしれない。
ミーティングのオーナー以外の参加者は自分から議題を持ち込むほうがいいと思っていて、そういうことを雑に書いておきたい。
結構ありがちなのが、毎回ミーティングのオーナーが色々議題を上げてオーナーの "一人劇場" みたいになってしまうという状況である。これ自体は必ずしも悪いわけではない。程度の差はあれそうなることのほうが多いと思うし、誰が議題を上げようが結局何かが前に進めばよい。
一方で、自分は「参加者なら自分から毎回何かしらの議題を持ち込むほうがいい」と思っている。実際に毎回持ち込むかどうかは置いといて、定例ミーティングの場に持ち込む意識が先にあると、次の定例までの意識や取り組み方が大きく変わる感覚がある。何かが起きた時や自分が困った時に、「これはちょっと議題として持ち込んで話しておこうかな」とか「共有事項としてドキュメントにメモしておこう」とか、視野や考え方が変わっていく。
そもそも、定例ミーティングが必要な組織の中で動いているチームや個人が、間の期間に共有も相談もないなんてことは本来ありえないはずなんだよな。仮に本当にないのであれば、定例の有無や頻度を見直したほうがいい。それこそ「議題を上げにくい」、「定例の進め方、頻度を見直したい」みたいな議題を上げないといけない。
こんなことを書きつつも、自分が全ての定例ミーティングでできているかというと正直できていない。なんだろうな。「こんな内容上げちゃっていいのかな」と考えて止まってしまうことがある気がする。「トンチンカンなこと言いたくないな」とか「こんな生煮えのお気持ち表明みたいなレベルの話を上げていいんだろうか」とか、「なんか長くなってしまって収集つかなくなって変な空気にしてしまうんじゃないか」とか、何かしら不安になって止まってしまうのだと思う。
これはミーティングやオーナーのことを気遣っているようで、実は自分が不安で躊躇してるだけ。言い訳で止まらず、そういう時は直接オーナーに聞いてみたほうがいい。たいていのオーナーは議題を上げてほしいと言うと思うし、上げてくれる人に感謝してると思う。定例ミーティングってのは参加者皆で作っていくもので、そのためのコンテンツも皆で持ち寄るほうがいい。自分から定例に議題を持ち込む前提でいると、そういう意識も自然と持ちやすくなると思う。
最後にひとつだけ気をつけるべきなのは、「何か起きた時に定例まで待つ」を常態化しないこと。議題を持ち込むことに慣れてくると、何でも定例ミーティングのドキュメントに書いておこうとしがちだが、すぐにシュッと話したほうがいいこともある。特にリモート中心の働き方で起こりやすい。定例ミーティング頼りになりすぎないように注意が必要。
